Warum Kassenbücher wichtig sind

Mit großer Wahrscheinlichkeit hören Sie diesen Satz „brauchen Sie den Kassenbon“ im Alltag, beinahe täglich. Wenn Sie beim Bäcker Brötchen einkaufen, beim Friseur die Haare geschnitten bekommen oder im Café einen leckeren Kaffee genießen. Die Frage, ob wir den Kassenbon benötigen, ist aber keine grundlegende Idee des Unternehmens, sondern ist dies vielmehr Pflicht und vom Staat so vorgeschrieben.

Gerade bei Unternehmen, die viel mit kleineren Bargeldwechsel zu tun haben, entsteht schnell der Verdacht, dass hier nicht alles Ordnungsgemäß abgerechnet wird.

Vorab eine kleine Warnung!

Das Finanzamt hegt ein besonders Interesse an sauber geführte Kassenbestände und richtet derweil wieder ein großes Augenmerk auf die Kassenbücher. Wer hier Umsätze verschweigt, läuft Gefahr mit der Steuerhinterziehung angeklagt zu werden. Daher ist es für jeden Unternehmer, egal in welcher Branche, ratsam eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung zu haben.

Kassenbuch führen: Warum also?

Das Führen eines Kassenbuches ist ein wichtiger Bestandteil der Buchhaltung, der von vielen Unternehmern maßgeblich unterschätzt wird. Dabei ist die ordnungsgemäße Führung eines Kassenbuches, im Grunde genommen nicht schwer.

Damit die Übersicht Ihrer Bargeldeinnahmen und Bargeldausgaben nicht im Chaos untergeht, leistet ein Kassenbuch hervorragende Abhilfe. Das Kassenbuch dient als Hilfsbuch in der Buchführung. Besonders in Branchen, wo am Tag viele kleinere Beträge mit Bargeld bezahlt werden wie zum Beispiel in Restaurants, ist der Staat sehr vorsichtig. Ohne den Restaurants im Vorfeld böse Absichten zu unterstellen, wäre es für einen Gastronomen ohne weitere mühe möglich – hin und wieder mal eine Bestellung zu unterschlagen. Und diese Unterschlagung sieht der Staat überhaupt nicht gerne. Dies gilt, auch bei geringen Beträgen, bereits als Steuerhinterziehung.

Damit auch Sie sich vor dieser Anschaltung schützen, ist das Führen eines Kassenbuches Pflicht. Denn hier werden alle Einzahlungen und Auszahlungen festgehalten, um am Ende ein Saldo zu berechnen. Der Saldo verschafft nicht nur ein Überblick über die Kasse, sondern ist ebenfalls für den Steuerberater und dem Finanzamt sehr interessant. Dementsprechend ist es gut, diesen Betrag jederzeit parat zu haben.

Muss ich auch ein Kassenbuch führen?

Wie immer gibt es Ausnahmen. Nicht jeder Selbstständige ist dazu verpflichtet ein Kassenbuch zu führen. Grundsätzlich gilt:

Jeder Unternehmer, der zur Aufstellung einer Bilanz verpflichtet ist und mit Bargeldzahlungen arbeitet, muss auch ein Kassenbuch führen.

Sollten Sie aber Freiberuflicher oder bestreiten ein Kleingewerbe, reicht das Erstellen einer EÜR. Das Führen eines Kassenbuches bleibt Ihnen in diesen Fall erspart. Trotzdem kann ein Kassenbuch auch für jedem viele Vorteile bieten. Denn ein Kassenbuch gibt eine vollständige Übersicht über den aktuellen Bargeldposten. Damit halten Sie nicht nur permanent Ordnung im Unternehmen, sondern können Sie auch alle Transaktionen zurückverfolgen. Damit haben Sie die Möglichkeit Fehler vorzubeugen oder schnell zu korrigieren.

Was steckt nun alles im Kassenbuch?

In einem Kassenbuch sollten folgende Punkte aufgelistet sein:

Kennzeichnung der Buchung als Einnahme oder Ausgabe
Das richtige Datum (dd.mm.yyyy)
Eine eindeutige Belegnummer (Rechnungsnummer)
Der Buchungstext (Geschäftliches Mittagessen)
Nettobetrag der Bareinnahme/Barausgabe
Umsatzsteuersatz in Prozent (7 % oder 19 %)
Umsatzsteuerbetrag
Der Kassenbestand oder genauer gesagt der Saldo

Wir empfehlen das Führen von Kassenbüchern als Kontoform. Soll heißen die Einnahmen und Ausgaben ganz einfach gegenüberstellen, um so die schnell den Saldo zu berechnen. Dieser Betrag kann unter anderem für den Jahresabschluss verwendet werden, sofern er mit dem tatsächlichen Kassenbestand übereinstimmt. Zur Not sollte hier dann ein weiteres Mal geprüft werden.

Fehler bei der Berechnung

Fehler sind menschlich und passieren jeden Tag. Sollte Ihnen mal ein Fehler im Kassenbuch auffallen, versuchen Sie ihn nicht einfach zu korrigieren oder zu löschen. Der Eintrag kann einfach als FALSCH markiert werden und sollte weiterhin sichtbar bleiben. Erstellen Sie danach einen neuen Eintrag. Die Änderungen sollten dabei für Außenstände aber sichtbar und nachvollziehbar sein. Dabei ist egal, ob Sie mit Analogen oder digitalen Kassenbüchern arbeiten.

Typische Fehler sind unter anderem:

Ein- & Ausgänge nicht als Buchung vermerkt
Veränderbare Dateien verwendet
Zeile zwischen den Buchungen freigelassen
Belege nicht direkt im Kassenbuch hinterlegt
Das Kassenbuch wurde ausschließlich rechnerisch geführt
Kassenbestand und Saldo nicht verglichen

Diese Punkte sollten Sie regelmäßig angehen, um in Zukunft potenzielle Fehler zeitnah beheben zu können.

Weitere gesetzliche Anforderungen

Des Weiteren gibt noch gesetzliche Anforderungen, die es beim Erstellen eins ordnungsgemäßen Kassenbuches zu beachten gilt.

Chronologie

Alle Einträge dürfen nur in der zeitlich richtigen Reihenfolge stehen.

Aktualität

Jedes Bargeldgeschäft muss spätestens am Folgetag verzeichnet werden.

Lesbarkeit

Das Führen von Kassenbüchern darf nur in deutscher Sprache verständlich verfasst werden.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, ein Kassenbuch zu führen ist keine Raketenwissenschaft – ist aber vom Staat nun mal Vorschrift. Und auch Sie kommen mit großer Wahrscheinlichkeit nicht um das Führen eines Kassenbuches vorbei.

Wenn Sie sich aber an die eben aufgeführten Punkte halten, sollten Sie mit dem Finanzamt in Zukunft keine weiteren Probleme bekommen.

Das KASON-Team wünscht viel Erfolg beim Erstellen der Kassenbücher!