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Konferenzraum gestalten - für perfekte Meetings

Die sogenannte Fernkommunikation nimmt schon seit langem den größten Teil der geschäftlichen Aktivitäten im administrativen Bereich von Unternehmen ein. E-Mails, Kurznachrichten, Telefonate und Videogespräche sind unabdingbare Bestandteile des beruflichen Alltags. Doch die wirklich wichtigen und weitreichenden Entscheidungen werden nach wie vor dann getroffen, wenn nicht nur eine stimmliche und bildliche Kommunikation gegeben ist, sondern die körperliche Anwesenheit. Dafür finden sich in den Firmen wie auch bei Behörden oder öffentlichen Einrichtungen entsprechende Konferenzräume.

Dass die jeweilige Umgebung auf den Verlauf von Gesprächen, Diskussionen oder Vorträge Einfluss nimmt, ist kein Geheimnis. Dementsprechend besitzt das Thema Konferenzraum gestalten beziehungsweise den Konferenzraum einrichten einen durchaus hohen Stellenwert. Nicht selten wird dass Konferenzraum gestalten von bestimmten Faktoren abhängig gemacht, die eher betriebswirtschaftlicher denn kommunikativer Art sind. Am Ende finden sich dunkle oder ungünstig beleuchtete, fensterlose und zu kleine Konferenzräume mit einer zusammengestoppelten Einrichtung. Dorthin werden dann wichtige Geschäftspartner geführt oder Projektbesprechungen abgehalten? Für erfolgreiche Gespräche braucht es Räumlichkeiten, die die Kommunikation und das Wohlbefinden steigern. Doch was gehört zum erfolgreichen Konferenzraum einrichten alles dazu?

 

Konferenzraum gestalten – die wichtigsten Faktoren

Eigentlich ist beim Konferenzraum einrichten alles wichtig. Das einzige, was nicht eingerichtet werden kann, ist die zwischenmenschliche Chemie, aber ein gut eingerichteter Konferenzraum kann doch eventuelle Animositäten mildern, schlecht eingerichtete Konferenzräume hingegen können Antipathien durchaus steigern. Welche Punkte sind nun wichtig beim Konferenzraum gestalten?

  • Die richtige Beleuchtung
  • Die technische Ausstattung
  • Der richtige Konferenztisch
  • Die richtigen Konferenzstühle
  • Die Größe des Raumes
  • Die Akustik
  • Das Klima
  • Die farbliche Gestaltung

 

In der Summe ergeben die aufgeführten Punkte den perfekten Konferenzraum, wenn sie denn konsequent umgesetzt werden. Sicher können und müssen Kompromisse eingegangen werden, wobei es möglich ist, eventuelle Einschränkungen in einem Punkt durch eine Verstärkung in anderen Punkten wieder auszugleichen.

 

Beleuchtung:

Tageslicht ist das Optimum, das beim Konferenzraum einrichten erreicht werden kann. Allerdings wirklich Tageslicht, was sich durch entsprechend große Fensterfronten oder spezielle Tageslichtlampen erzielen lässt. Der Unterschied zu herkömmlichen Leuchtmitteln zeigt sich in der Aufmerksamkeit der Konferenzteilnehmer, denn der Körper reagiert auf verminderten Lichteinfluss mit der Ausschüttung von Melatonin, einem Schlafhormon.

 

Technische Ausstattung:

Was heute in einem guten Konferenzraum nicht fehlen darf, sind:

  • Beamer
  • Kamera
  • Mikrofon
  • W-LAN
  • Whiteboard (digital?)
  • Büromaterial

 

Sicher ist die Kommunikation unter den körperlich Anwesenden wichtig, aber genauso die Verbindung zu Konferenzteilnehmern, die nicht anwesend sein können. Soweit möglich, sollte die Verkabelung weitgehend unsichtbar gemacht werden und natürlich sind Stolperfallen am Boden zu vermeiden.

 

Der Konferenztisch

Platz soll er bieten, viel Platz für Laptops, Akten und vielleicht auch großformatige Pläne oder Modelle. Die Größe des Konferenztisches kann sich nach der vorhandenen Fläche ausrichten. Es muss genügend Platz bleiben, um mit den Konferenzstühlen bequem und hindernisfrei beim Aufstehen und Hinsetzen zu verfahren und zumindest an einer Stirnseite des Tisches muss soviel Raum übrig bleiben, das Vorträge am Whiteboard im Stehen abgehalten werden können. In Bezug auf die vielfältige Nutzung des Raumes, können der oder die Konferenztische auch als klappbare Modelle ausgeführt sein, wobei es gilt, installierte Leitungen so zu gestalten, dass sie bei Bedarf mittels Steckverbindungen einfach gelöst und wieder angeschlossen werden können. Unsere Klapptische sind hier die optimale Lösung.

 

Die Konferenzstühle

Ergonomie sollte bei Konferenzstühlen vor Bequemlichkeit gehen. Was nicht bedeutet, dass ergonomische Stühle zwingend unbequem sind. Zu bequeme Stühle jedoch, die beispielsweise die Bauch-Becken-Muskulatur erschlaffen lassen, fördern wie schlechte Beleuchtung das Bedürfnis nach Schlaf und Ruhe. Zu unbequem darf es natürlich auch nicht sein. Es gibt sehr gute ergonomisch geformte Konferenzstühle, die sogar stapelbar sind.

 

Wie groß sollte der Konferenzraum sein?

Die Größe richtet sich beim Konferenzraum gestalten nach der durchschnittlichen Anzahl der jeweiligen Teilnehmer, wobei ein gewisser Spielraum nach oben nicht schlecht ist. Weder sollten die Konferenzteilnehmer das Gefühl bekommen, in einem Bahnhofswartesaal zu sitzen, noch sind klaustrophobische Zustände zu vermeiden. Eine wichtige Faustregel kann hier der übliche zwischenmenschliche Abstand sein, die Rede ist von Distanzzonen und Territorialität. Für Europäer gilt hier eine persönliche Distanz von mindestens 60 bis etwa 150 cm zum nächsten Konferenzteilnehmer, was natürlich beim Sitzen am Konferenztisch unterschritten werden kann, jedoch nicht zu sehr, denn erzwungenermaßen in die „intime Distanz“ einer Person einzudringen, löst meist unangenehme Gefühle aus.

 

Die Akustik

Beim Konferenzraum gestalten ist eine gute Schalldämmung wichtig, sowohl bezüglich Immissionen als auch Emissionen. Darum sind Raum in Raum Konzepte beim Konferenzraum einrichten nicht unbedingt die beste Lösung, zumal gerade von Auswärts kommende Konferenzteilnehmer das „Schaulaufen“ durch ein Großraumbüro nicht immer als angenehm empfinden werden. Der Konferenzraum darf auch nicht „hallen“. Ein Teppichboden löst in der Regel das Problem.

 

Das Klima

Viele Menschen in einem relativ begrenzten Raum steigern allein durch ihre Körpertemperatur die Raumtemperatur um einige Grad Celsius. Darum ist die bestmögliche Art der Klimaregulierung beim Konferenzraum gestalten die der automatischen Temperaturkontrolle. Das setzt natürlich eine entsprechende Klimaanlage voraus und bei großen Fensterfronten zudem eine gesteuerte Beschattungsanlage.

 

Die farbliche Gestaltung

Seit Jahren ist in der Bürowelt das neutrale Grau für Wände, aber auch Möbel und sogar dem Boden der große Favorit. Nicht selten werden sogar Bilder oder Fotografien an den Wänden darauf abgestimmt und bestehen überwiegend aus Grauschattierungen. Eine Uni-Farbgestaltung mag jedoch praktisch und kostengünstig sein, beim Konferenzraum einrichten sollte davon abgerückt werden. Das Auge sucht beständig nach Fixierpunkten, findet es dies nicht in ausreichendem Maß, wird das Bildverarbeitungszentrum im Gehirn auf Standby schalten. Das aber wirkt sich direkt auf die Konzentrationsfähigkeit aus. Auf der anderen Seite sollte eine Reizüberflutung vermieden werden. Interessante Farbfotografien in angemessener Anzahl, ruhig auf die Firma bezogen und im Wechselrahmen, sorgen dafür, dass das Auge und damit auch der oder die Konferenzteilnehmerin nicht einschläft. Auch hier gibt es eine Faustregel, die es einfach macht, die Anzahl der Bilder zu berechnen. Die gesamte Fläche aller Bilder sollte etwa ein Drittel der Wandfläche ausmachen. Das nennt sich in der Kunst und der Architektur der goldene Schnitt, den einzuhalten den Erfolg beim Konferenzraum gestalten zwar nicht garantiert, aber wahrscheinlicher macht.

Wenn Sie weitere Informationen zum Konferenzraum oder zu anderen Themen rund um Objektmöbel haben, nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf. Das KASON Team freut sich auf Sie.

Tags: Tipps, Konferenz
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