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Kalkulation in der Gastronomie, manchmal knifflig

Ein gastronomischer Betrieb ist aus buchhalterischer Sicht ein durchaus komplexes Gebilde, denn wie kaum anderswo werden hier Lebensmittel in vielfältiger Weise verarbeitet, jedoch sind sehr oft exakte Mengenangaben nicht möglich und Verarbeitungsverluste oder andere Abgänge nur schwer zu verifizieren. Im Weiteren sind Großeinkäufe und damit stabile Einkaufspreise nur bedingt möglich. Je nach Produkt kann der Preis von Tag zu Tag erheblich schwanken und gleichzeitig kann ein durchschnittlicher Gastronomiebetrieb keine riesige Lagerhaltung mit entsprechender Frischhaltetechnik unterhalten. Trotzdem muss der oder die Gastronomin auf sehr unterschiedliche Gästezahlen und Nachfragen eingestellt sein. Sicher lassen etwa bestimmte kommende Feiertage den Schluss zu, dass mehr Gäste an bestimmten Tagen bestimmte Gerichte bevorzugen, doch schon Kleinigkeiten können solche Planungen zunichtemachen. Wie also eine vernünftige Gastronomie Kalkulation vornehmen?

Gastronomiebetriebe gibt es ja nicht erst seit gestern und da einige Gastronomen keine oder eine eher ungenügende betriebswirtschaftliche Ausbildung durchlaufen haben, hat sich im Laufe vieler Jahrzehnte eine Faustformel oder Faustregel herausgebildet, die sehr einfach in der Anwendung ist, aber auch ihre Nachteile besitzt. Diese Faustformel lautet:

 

Die Fausfromel: Einkaufspreis mal 400 %

Wir möchten uns für die Beispielberechnung an einem einfachen und plakativen "Gericht" bedienen. Eine Bratwurst stellt hierbei ein gutes Beispiel dar, wie mit dieser Faustformel kalkuliert werden kann. Im Einkauf beim Metzger kostet so eine rund 110 g schwere Bratwurst mit Mengenrabatt durch Großmengenabnahme etwa 90 Cent. Der einfach auszurechnende Verkaufspreis beträgt also entsprechend der Faustformel 3,60 Euro. Tatsächlich ist das ein heute durchaus gängiger Preis für Bratwürste in gastronomischen Betrieben.

Der Haken bei der Geschichte ist, das kaum kundenfreundliche Rabattaktionen, wenn der Metzger etwa ein Sonderangebot offeriert, an die Gäste weitergegeben werden. Zugleich können plötzliche Preiserhöhungen des Lieferbetriebes den Endpreis der Bratwurst verteuern und Stammkunden abschrecken. Das kann aber auch passieren, wenn aus Preisgründen auf ein anderes, ein billigeres Produkt zurückgegriffen wird. Gerade in der Gastronomie ist eine gleich bleibende Qualität der angebotenen Produkte ein wichtiger Bestandteil der Kundenbindung. Letztlich kann unter Umständen die 400 %-Regel aber auch gar nicht den tatsächlichen Kosten entsprechen oder der Zielgruppe zu hoch erscheinen.

 

Ein anderer Weg: genau kalkulieren

Die genaue Kalkulation von Verkaufspreisen in der Gastronomie ist ein recht aufwendiger Akt, besitzt aber den Vorteil, dass nicht nur die Einkaufspreise und die Endpreise im Bewusstsein bleiben, sondern auch die nicht minder wichtigen Nebenkosten, die sich auch durch plötzliche Veränderungen unliebsam bemerkbar machen können. Heute lassen sich genaue Preiskalkulationen schon durch einfache Excel-Listen oder auch etwas aufwendigere Gastronomie-Software erstellen. Nachfolgend ein Beispiel für eine Kalkulation, wiederum anhand der Bratwurst:

 

Einkaufspreis 90 Cent

+ Warenpflege 40 % = 126 Cent

+ Nebenkosten 30 % =  164 Cent

+ Eigenkosten 40 % =  230 Cent

+ Personalkosten 20 % = 276 Cent

+ Mehrwertsteuer 19 % = 329 Cent*

*aufgerundet

 

Der Verkaufspreis der Bratwurst würde in dieser Kalkulation dementsprechend 3,30 Euro betragen und wäre damit bei Beibehaltung der prozentualen Zuschläge etwas Kundenfreundlicher als die 400 % Faustregel. Damit wäre auch noch etwas Luft nach oben gegeben, wenn sich der Einkaufspreis oder die Nebenkosten erhöhen. Ein Aufschlag von 10 oder 20 Cent ist für die meisten Kunden akzeptabel.

 

Kalkulation über die Deckungsbeitragsrechnung

Es geht in der Gastronomie Kalkulation noch aufwendiger, aber auch noch genauer, und zwar durch die Deckungsbeitrags-Kalkulation. Das funktioniert jedoch nur, wenn bereits Umsatzzahlen über einen entsprechenden Zeitraum zur Verfügung stehen, am besten über mindestens ein Betriebsjahr. Hierbei werden zuerst alle Betriebskosten berechnet:

  • Warenkosten
  • Personalkosten
  • Neben oder Gemeinkosten

 

Dann wird geprüft, wie viel Prozent des Umsatzes jeweils in der Küche und über die Getränke erzielt wird.

Der Grundgedanke hinter der Deckungsbeitragsrechnung liegt darin, die anfallenden Kosten gerecht auf die Umsätze zu verteilen. Wenn nun etwa 70 % des Umsatzes in der Küche erzielt werden, dann müssen auch die Neben-, Gemein- und Personalkosten zu 70 % aus der Küche und nur 30 % aus den Getränken gedeckt werden. Das Ganze lässt sich nicht so einfach anhand eines Beispieles erklären, weil eine Vereinfachung des Schemas die Kalkulation grob verfälschen würde. Tatsächlich wird aber mit dieser Kalkulation der wohl genaueste Endpreis mit den vielfältigsten Variablen bei Kostenveränderungen erzielt. Der Aufwand ist erheblich, dafür aber kann hier mit spitzer Feder zum Vorteil des Kunden kalkuliert und trotzdem ein ansehnlicher Gewinn gemacht werden. Filialbetriebe der Systemgastronomie arbeiten oft mit dieser Kalkulation, wobei auch hier eine entsprechende Gastronomie-Software unterstützen kann.

 

Das Angebot betriebswirtschaftlich betrachten

Die beste Gastronomie Kalkulation nützt nicht viel, wenn das angebotene Sortiment an Speisen und Getränken nicht regelmäßig optimiert wird, wobei sich dies im Besonderen auf die Speisen bezieht, da hier die höchsten Warenkosten anfallen.

Um sich einen Überblick zu verschaffen, können die einzelnen Gerichte klassifiziert werden:

  1. Speisen, die gerne bestellt werden und hohen Gewinn erzielen
  2. Speisen, die gerne bestellt werden und geringen Gewinn erzielen
  3. Speisen, die hin und wieder bestellt werden und hohen Gewinn erzielen
  4. Speisen, die hin und wieder bestellt werden und geringen Gewinn erzielen

 

Aus dieser Auflistung ist ersichtlich, dass Speisen, die der Nummer 4 entsprechen, von der Speisekarte entfernt werden sollten. Bei Speisen der Klasse 3 sollte geprüft werden, ob das Verhältnis von Warenkosten zu Umsatz eine Beibehaltung rechtfertigt und die Nummer 2 darf einer Prüfung hinsichtlich der Gewinnhöhe unterzogen werden, dabei muss es nicht unbedingt eine Preiserhöhung sein, es kann auch eine Reduzierung der Warenkosten vorgenommen werden.

Welche Gastronomie Kalkulation nun angewendet wird, liegt im Ermessen des oder der Inhaberin des gastronomischen Betriebes. Die immer größer werdenden Pflichten bezüglich Kassensicherungsverordnung 2020 wird jedoch jeden Betreiber zwingen, bei der Kalkulation genauer hinzusehen, ob nun gerne oder nicht.

Wenn Sie mehr zu diesem Thema oder generell zu unserem Angebot haben, nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf. Das KASON Team freut sich auf Ihren Anruf oder Ihre Nachricht.

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